Dokumentacja prowadzona w przedsiębiorstwie powinna być odpowiednio przechowywana przez czas, który wyznaczają przepisy prawne. Warto dopilnować, aby były kompletne i przygotowane np. do niespodziewanej kontroli Urzędu Skarbowego. Rzetelność i porządek pozwalają uniknąć problemów. W jaki sposób przechowywać i archiwizować dokumenty?
Na czym polega przechowywanie i archiwizacja dokumentów?
Dokumenty generowane są w każdym przedsiębiorstwie. Dla wielu z nich odgrywają znaczącą rolę w kwestii prowadzenia działalności gospodarczej. Profesjonalne zarządzanie dokumentacją to konieczność, szczególnie w firmach dużych, gdzie przetwarza się ogromne ilości danych. Archiwizacja dokumentów pozwala:
- zmniejszyć koszty przechowywania,
- prowadzić dokumentację zgodnie z przepisami,
- przyspieszyć wyszukiwanie informacji,
- zmniejszyć ryzyko zagubienia lub zniszczenia.
Dokumentację firmową można przechowywać zarówno w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej lub w siedzibie firmy, jak również w biurze księgowym. Jednym z rozwiązań jest również przekazanie jej do firmy, która zajmuje się przechowywaniem dokumentów i archiwizacją profesjonalnie, m.in. dba o ochronę danych od uszkodzenia i zagubienia.
Usługodawcy dbają o pełną archiwizację dokumentacji niearchiwalnej B oraz materiałów archiwalnych kategorii A, starając się sprostać wszelkim zasadom prawnym oraz organizacyjnym. Przedsiębiorstwa mają zagwarantowaną ochronę danych. Ponieważ duża część zleceniodawców nie do końca wie, w jaki sposób prawidłowo przechowywać dokumenty, warto powierzyć to zadanie specjalistom.
W jaki sposób prowadzona jest profesjonalna archiwizacja dokumentów?
Archiwizacja to metoda utrzymania porządku w dokumentach, co wpływa na wzrost efektywności pracy pracowników oraz usprawnienie obsługi klientów. Wprowadza ład i porządek w przestrzeni biurowej, zachowując standardy bezpieczeństwa przechowywania treści. Proces ten polega na segregowaniu i kwalifikowaniu akt, porządkowaniu dokumentów, oznaczaniu akt, ewidencji, pakowaniu oraz niszczeniu zbędnych elementów.
Działania archiwizacyjne prowadzone są zgodnie z wytycznymi. Usługodawca ma za zadanie uporządkować dokumenty, stworzyć ewidencję akt oraz zapewnić brakowanie akt z grupy B. Pracownicy na początku kwalifikują je do prawidłowej kategorii oraz grupy rzeczowej, a następnie tworzy tematyczne i chronologiczne zbiory.
Archiwum powinno być funkcjonalne i przejrzyste na tyle, aby móc szybko odnaleźć niezbędne informacje. Aby stworzyć uporządkowaną przestrzeń należy kierować się sprawdzonymi zasadami, które od wielu lat funkcjonują w archiwistyce. Pracownicy profesjonalnych firm posiadają bogate doświadczenie zawodowe i dopilnowują wszelkich zasad bezpieczeństwa.
Przechowywanie dokumentów
Jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest przechowywanie dokumentacji w bezpiecznych warunkach, z zachowaniem pełnej ochrony danych. Wyspecjalizowani pracownicy dbają o akta zarówno w formie papierowej (m.in. teczki, segregatory, akta osobowe), jak i elektronicznej, które znajduje się na nośnikach danych (np. dyski, taśmy DAT, karty pamięci).
Na czym polegają usługi przechowywania dokumentów? Pierwszym etapem działań jest dostarczenie pudeł archiwizacyjnych do usługodawcy, odbiór i ewidencja dokumentacji. Akta są przechowywane i udostępniane, w razie potrzeby brakowane i niszczone. Na koniec tworzony jest raport podsumowujący.
Archiwa Rhenus Data Office gwarantują bezpieczeństwo i ochronę przed kradzieżą, działaniem wody i ognia oraz dostępem osób niepożądanych. System zarządzania pozwala przechowywać w ustalonym porządku dokumentację podatkową, księgową, płacowokadrową i wszystkie inne. Zmiana położenia akt odnotowywana jest w systemie, co uniemożliwia dokonanie nieplanowanej zmiany.
Jeśli jednak przedsiębiorstwo zobligowane jest do przechowywania danych na terenie swojej siedziby, firma Rhenus przekazuje wiedzę i wdraża procesy, które pozwolą zwiększyć poziom bezpieczeństwa i optymalizować koszty. Profesjonalny usługodawca służy poradą na każdym etapie realizacji usługi dopilnowując, aby cały proces archiwizacji i przechowywania dokumentów przebiegał szybko i bezproblemowo.
Jedną z firm, świadczących usługi archiwizacji i przechowywania dokumentów jest Rhenus Data Office Polska, która zapewnia dostęp do specjalistycznej wiedzy i przejrzystość wszelkich niezbędnych działań. Pomoc w tym zakresie zapewnia poprawę bezpieczeństwa oraz optymalizację kosztów, ponoszonych na samodzielne zarządzanie aktami.